Asistentky manažerů jsou ty nejlepší manažerky

Pro každého vrcholového manažera je jeho asistentka osobou číslo jedna. Pokud tato spolupráce funguje, asistentka není jen tím, kdo dělá kávu a vyřizuje vzkazy. Dokáže svého šéfa reprezentovat v době jeho nepřítomnosti a je schopna samostatně řešit problémy.

Samotná asistentka by tedy měla být skvělou manažerkou - manažerkou prvního dojmu, manažerkou svého času, office manažerkou, manažerkou cateringu, community manažerkou… Není toho málo, ale odměnou je ta nejlepší práce na světě, která je vše, jen ne nudná. Přinášíme vám pár tipů, jak si svou práci zorganizovat, abyste měla vše hotovo, a to pět minut před koncem své pracovní doby.

Před odchodem z práce

Předtím, než opustíte kancelář, si sepište TO DO LIST na následující den. Je efektivnější naplánovat si úkoly v době, kdy je ještě máte v hlavě. Až příštího dne přijdete do práce, najdete na stole přehled svých priorit, a tak nebudete plýtvat svým časem. Budete mít jasno v tom, čím začít a na co se zaměřit.

Před odchodem z kanceláře si vždy ukliďte a uspořádejte svůj pracovní stůl, na kterém se vám během dne nahromadily smlouvy, objednávky, faktury a další dokumenty. Možná se cítíte vyčerpaná a nejraději byste to nechala na druhý den. Ale sama dobře víte, že budete od rána zavalena úkoly a nepřehledná hromada papírů na vašem stole se začne rychle zvětšovat. Není nadto odstartovat nový den s čistou hlavou a čistým pracovním stolem.

Po příchodu do práce

Vizualizujte si, čeho chcete v daný den dosáhnout. Představte si konec své pracovní doby. S jakými výsledky chcete dnes kancelář opouštět? Věnujte vizualizaci pět minut a poté si překontrolujte seznam úkolů z předchozího dne. Případně ho přepracujte.

Nikdy nepoužívejte papír

Když máte poradu se šéfem, píšete si poznámky poctivě na papír? Tak tím dobrý dojem neuděláte. Doba je digitální. Pište si poznámky do mobilu. Takhle je budete mít kdykoliv po ruce. Papír založíte, zapomenete, ztratíte…

Všechny úkoly na jednom místě

Když budete mít své úkoly zaznamenané na několika různých místech - něco na barevných nalepovacích papírcích, něco v mailech označených štítky a něco v aplikaci Wunderlist, kterou používá váš šéf - nebudete mít ve svých úkolech přehled. Snažte se mít vše na jednom místě. Úkoly si tak budete moct snadno seřadit podle naléhavosti, aby vám neunikl žádný důležitý deadline.

Vycházejte šéfovi maximálne vstříc

Protože svému šéfovi organizujete schůzky, měla byste mít jasno v tom, jestli mu vyhovuje chodit na meetingy spíše ráno, kdy má nejvíce energie, nebo naopak odpoledne, protože chce svou ranní energii využít na strategické plánování. Chtěl by přijímat návštěvy jen ve dvou vyhrazených dnech, nebo by je měl raději rozprostřené do celého týdne? To všechno byste měla vědět.

Více informací Vám poskytne kurz Dovednosti pro úspěšné asistenty a asistentky. Kurzy Asertivitou proti stresu jsou dostupné také on-line.