5 trendů v řízení menších firem. Co byste neměli podcenit?

Vedení menší firmy často spočívá v neustálém balancování mezi operativou a dlouhodobým plánováním. Jako podnikatelé jste zvyklí nosit několik klobouků – řídíte tým, sledujete finance, budujete vztahy se zákazníky a do toho se snažíte sledovat trendy a nové technologie.
Trh se totiž rychle mění a co fungovalo před pěti lety, dnes už může být překážkou růstu. Dobrá zpráva je, že malé firmy dokážou držet krok s dobou, i když nemají nafukovací rozpočet a tým zkušených odborníků na každou oblast podnikání.

Které trendy byste neměli minout? A na co si dát pozor, aby vám ulehčily práci, ne přidělaly starosti? Odpověď na tyto otázky mají specialisté z Caflou, českého all-in-one systému pro řízení malých a středních firem.

1/ Digitalizace a automatizace: zjednodušte si práci

Papírové faktury, excelové tabulky, nekonečná e-mailová vlákna a ruční přepis dat – tudy cesta k efektivnímu řízení firmy nevede. Digitalizace není jen módní slovo, ale nutnost pro každého, kdo chce uspět a zůstat konkurenceschopný. Máte pocit, že je složitá a vyžaduje technické dovednosti, které nemáte? Nebo vás odrazuje představa dlouhého zaučování do nových systémů? Nebojte se toho.

Moderní nástroje jsou navržené tak, aby byly maximálně intuitivní a zvládli je používat i ti, kdo s technologiemi nekamarádí. Umožní vám zbavit se rutinní práce, která vás brzdí a zabírá drahocenný čas. Při využití cloudových aplikací typu Caflou nemusíte nic instalovat ani stahovat a váš tým se k informacím dostane odkudkoliv.

Co digitalizovat a automatizovat?

Fakturace: Automatická tvorba, odesílání a upomínky faktur, synchronizace s účetními systémy, párování plateb díky propojení s bankou, čtení dat z dokladů.
CRM: Jednotné místo pro evidenci kontaktů a historie komunikace, automatizované zasílání follow-upů i nabídek a smluv včetně digitálních podpisů.
Projektové řízení: Online nástroj pro zadávání a sledování úkolů, připomínky termínů, měření a vykazování času, reporty vytíženosti týmu.
Dokumenty: Cloudové úložiště s historií verzí, automatické zálohování, možnost vyhledávání, sdílení s týmem, řízení přístupových práv.
Sklad: Automatická evidence pomocí čteček/QR kódů, upozornění na minimum zásob, propojení s e-shopem, generování objednávek.
Schůzky: Online kalendář s možností rezervace termínů, automatické potvrzení a připomenutí, synchronizace s týmem.
Helpdesk: Ticketovací systém pro požadavky zákazníků i zaměstnanců, automatické přiřazování řešitelů, měření reakční doby.

Možností je spousta a člověk se v nich může snadno ztratit. Jak bezbolestně začít?

Sepište si, co vás nejvíc zdržuje (např. týden sledujte, kolik času čím trávíte).
Vyberte jednu věc a tu zkuste digitalizovat/automatizovat.
Až si zvyknete, přidejte další.

Vybírejte nástroje, které spolu umí komunikovat nebo je lze propojit. Deset aplikací, které si nepředají data, je jako mít deset zaměstnanců, kteří spolu nemluví. Další tipy najdete v článku o tom, jak začít automatizovat v malé firmě.

Příklad automatizace a digitalizace v praxi:

Grafické studio kreyo využívá Caflou jako centrální systém pro řízení zakázek. Zakládají v něm projekty a úkoly, členové týmu si přímo v úkolech měří odpracovaný čas a vytváří výkazy. Fakturace pak probíhá přímo ze systému, přičemž Caflou hlídá splatnosti a zasílá upomínky. Pravidelné faktury se generují automaticky a jejich kopie systém zasílá účetní firmě. Veškerá projektová dokumentace a poznámky jsou dostupné na jednom místě.

2/ Umělá inteligence: nový kolega, který pracuje 24/7

Umělá inteligence, zkráceně AI, je technologie, která umožňuje strojům „myslet“ a učit se na základě dat. To znamená, že dokáže analyzovat informace a navrhovat řešení podobně jako člověk – ale mnohem rychleji. V poslední době je slyšet zejména o tzv. jazykových modelech a také nástrojích pro generování obrázků.

Které aplikace stojí za vyzkoušení?

Texty, nápady, brainstorming, zpracování dat, kódování, programování: ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini.
Generování obrázků: Midjourney, DALL-E 3 (přes ChatGPT Plus), Stable Diffusion, Ideogram, Canva s AI funkcemi, Leonardo.ai.
Přepis hlasu na text (včetně češtiny): Beey, Transkriptior, Turboscribe (další tipy najdete například ve srovnání od Forbesu).

Nebojte se experimentovat – většina AI nástrojů nabízí verzi zdarma. Vyzkoušíte, co funguje, a platíte až když víte, že vám to přinese užitek.

Jasně, robot za vás nepovede poradu. Je to pomocník, ne náhrada za lidský úsudek, ale dokáže převzít spoustu rutinní práce nebo vám pomoct s nápady. Navíc je AI součástí mnoha aplikací, které už možná používáte. Zkuste se porozhlédnout a testujte.

Takto vypadá ChatGPT. Můžete ho využívat i přímo v Caflou například pro návrhy e-mailů,
shrnutí komunikace u úkolů či projektů, překlady, převod textu na audio a podobně.

3/ Důraz na finanční řízení: peníze až na prvním místě

Finanční řízení nerovná se účetnictví a „Cash is the king“ není otřepané klišé. Ruku na srdce – víte, kolik peněz vyděláte příští měsíc? A kolik musíte zaplatit?

Menší firmy by měly mít své finance pevně pod kontrolou, protože i drobné výkyvy na ně mají zásadní dopad. Studie ukazují, že až 82 % malých firem končí kvůli problémům s cash flow (peněžní tok; rozdíl mezi příjmy a výdaji za určité období). Podle průzkumu České spořitelny a AMSP má však pouze 23 % firem přehled nad finančními ukazateli a hospodařením. To nejsou veselé statistiky.

V malé firmě se hodí v oblasti financí sledovat:

Cash flow: Zaveďte systém, který hlídá, kolik peněz přijde a odejde v příštích týdnech a měsících (ideálně aktualizovaný v reálném čase). Když víte měsíc dopředu, že budete mít výpadek v cash flow, máte čas to řešit.
Ziskovost: Spočítejte si, na kterých projektech, produktech nebo zakázkách vyděláváte a které jsou ztrátové – těch se zbavte, nebo nabídku upravte.
Pohledávky: Nastavte si upozornění na zpožděné platby a udržujte si přehled, kdo vám dluží a jak dlouho.
Fixní náklady: Mějte pod kontrolou pravidelné měsíční výdaje jako nájem, mzdy, pojištění nebo předplatné – tyto náklady musíte pokrýt bez ohledu na tržby.
Rozpočty: Vytvořte si realistický finanční plán pro hlavní oblasti podnikání a hlídejte, zda se vám daří ho dodržovat.

Pro začátek většinou stačí dobře nastavený Excel nebo Google tabulky. Pokud máte možnost, vyplatí se investovat do nástrojů, které živě pracují s vašimi finančními daty, a nemusíte tak čísla vyplňovat ručně.

Měli byste znát nejen aktuální stav financí, ale hlavně předpověď na další měsíce. Díky
tomu můžete případné problémy řešit dřív, než nastanou. [ukázka z aplikace Caflou]

4/ Agilní přístupy: buďte flexibilní

V posledních letech se objevilo hned několik krizových situací – Covid, válka, inflace... Uspějí ti, kdo se umí rychle přizpůsobit a reagovat. Znamená u vás každá změna chaos? Pak byste se měli seznámit s principy agilního řízení. Nebudeme vás zdržovat teorií, jde v podstatě o selský rozum v moderním kabátě.

Jak vypadá agilita v praxi?

Místo ročních plánů, které jsou zastaralé dřív, než je dopíšete, pracujete v kratších cyklech.
Pravidelně vyhodnocujete, co funguje, a nebojíte se změnit směr.
Do rozhodování zapojujete celý tým, protože často má nejlepší nápady ten, kdo je nejblíž problému.
Nečekáte na dokonalý výsledek, ale spustíte menší/pilotní verzi, otestujete ji a na základě zpětné vazby upravíte.
Velké úkoly rozdělujete na menší. Například místo obecného „zlepšíme marketing“ si stanovíte konkrétní týdenní a měsíční cíle.
Pravidelně komunikujete a používáte nástroje, kde můžete řídit úkoly i spolupráci týmu, protože flexibilita a rychlost je možná tam, kde je pořádek.

Mezi nástroje agilního řízení patří například kanban. Na jedné obrazovce vidíte úkoly, jejich
stav, kdo na nich pracuje a kdy je má splnit. Stačí přetáhnout kartičku z jednoho sloupce do
druhého a celý tým hned ví, co se děje. Žádné složité tabulky nebo nepřehledné seznamy –
vizualizaci práce pochopí každý během pár vteřin. [ukázka z aplikace Caflou]

5/ Systematizace procesů: pořádek jako základ úspěchu

Možná to znáte – klient chce nabídku, ale kolega, který ji umí připravit, je na dovolené. Nebo potřebujete vytvořit smlouvu pro nový projekt a zjistíte, že každý ve firmě používá jinou verzi šablony a nikdo neví, která je vlastně ta správná a aktuální.

Zmatek většinou není známkou kreativity, ale spíš brzda. Když se procesy opakují bez jasného plánu nebo standardu, ztrácíte čas, energii a často i peníze. Systematizace vám dá přehled a klid v každodenním fungování a pomáhá předcházet závislosti na jednotlivcích.

Jak na to? Zmapujte nejčastější činnosti ve firmě. Zamyslete se, co vás nejvíc zdržuje, kde vzniká nejvíc chyb a co musíte často vysvětlovat. Pro tyto aktivity sepište postupy a checklisty nebo připravte šablony, ať nemusíte pokaždé vymýšlet kolo.

Které procesy zmapovat a sjednotit?

Zpracování poptávek a nabídek.
Cenotvorba a kalkulace.
Vystavování faktur.
Příjem a schvalování faktur.
Zahájení projektu/zakázky/spolupráce.
Poskytnutí (standardizované) služby.
Řešení reklamace.
Tvorba reportu pro klienty.
Zaučení nových členů týmu.
Práce s dokumenty a zálohování.

Díky zmapování a systematizaci procesů pravděpodobné odhalíte činnosti, které by bylo
vhodné automatizovat. Například při přijetí nového klienta může systém automaticky vytvořit
smlouvy a založit úkoly. [ukázka z aplikace Caflou]

Nezaspěte, ale nepřehlťte se

Máte spoustu možností, na co se zaměřit, ale není reálné (ani rozumné) vyřešit všechno najednou. Začněte krok za krokem a buďte otevření novinkám, protože konkurence nespí.

Když si to shrneme – ať máte tým pěti nebo padesáti lidí, vyplatí se:

Digitalizovat a automatizovat, co se dá.
Vzít si na pomoc umělou inteligenci.
Mít přehled o financích.
Umět reagovat na změny.
Držet data a procesy pohromadě.

Tyto principy jsou součástí Caflou, které můžete vyzkoušet zdarma bez závazků a složité implementace. Vaše firma si zaslouží nástroj, který vám pomůže soustředit se na to, co je opravdu důležité – na růst a spokojené zákazníky.