Digitální podpis umožňoval firmám v době pandemie jednodušší nábor zaměstnanců i zajištění hygienických předpisů

Pandemie koronaviru zkomplikovala firmám mnoho procesů a mezi nimi i přijímání nových zaměstnanců a podepisování nutných dokumentů či komunikaci s odloučenými zaměstnanci, kteří museli dokládat negativní testy.

Každá firma musí čas od času se všemi zaměstnanci podepsat nějaký dokument. Ať už se jedná o nadnárodní korporace se stovkami zaměstnanců nebo drobné podnikatele s několika desítkami zaměstnanců na různých místech, v době sociální izolace jim pomáhal digitální podpis, a pomáhá dál.

Potvrzení negativity testů na dálku

Jako příklad lze uvést živnostníka prodávajícího ovoce, fresh džusy a zmrzlinu v nákupních centrech v několika krajích v Čechách i na Moravě. Jeho zaměstnanci, z velké části brigádníci a studenti, museli pravidelně dokládat negativní testy na covid-19, což probíhalo právě na bázi digitálního podpisu.

„Bez digitálního podpisu by bylo pro tohoto živnostníka hodně složité a časově náročné dokládat jednotlivým nákupním centrům pravidelně požadované doklady o negativních testech všech pracovníků na všech rozesetých pracovištích,“ říká Ondřej Říha z DigiSign.

Zjednodušená administrativa onboardingu

Digitální podpis zjednodušuje i přijímání nových zaměstnanců, kteří musí zaměstnavateli podepsat vedle pracovní smlouvy, kterou drtivá většina zaměstnavatelů podepisuje se svými zaměstnanci osobně, vždy nemalé množství dokumentů, které se týkají přijetí zodpovědnosti nebo potvrzují seznámení se zásadami bezpečnosti práce a mnohé další. To ocení zejména firmy s více pobočkami po ČR, ale v současné době i firmy s jednou centrálou.

Vzhledem k omezení návštěv pracovišť v minulých měsících měla velká část zejména nadnárodních firem nařízený home-office, takže se často stávalo, že nový zaměstnanec neměl šanci se s některými kolegy potkat osobně a organizace podepisování potřebných dokumentů mohla být náročná. Dalším příkladem bylo použití v situaci sociálního distancování ve firmách, které potřebují jednou za čas podepsat nějaký dokument plošně od všech zaměstnanců.

„Firmy mají pro své zaměstnance a HR oddělení nástroj, jak podepisovat smlouvy a další dokumenty se svými zaměstnanci. Řešení je tak jednoduché, že dokumenty je schopen podepsat opravdu každý, bez instalace speciálních aplikací nebo certifikátů. Díky tomu šetříme náklady s papírováním, cestováním a zvyšujeme i spokojenost obou stran,“ říká Ondřej Říha z DigiSign.

Takový podpis je právně závazný

Jak může platit podpis přes SMS, e-mail nebo Bank ID? „Umožňuje to evropské nařízení eIDAS, které definuje pravidla pro použití a uznatelnost elektronických podpisů v celé EU. Regulace eIDAS zavedla pravidlo, že elektronickému podpisu nesmějí být upírány právní účinky pouze z toho důvodu, že má elektronickou podobu. Digitální podpis provedený přes certifikovanou platformu má tedy právní a důkazní hodnotu v celé EU,“ vysvětluje Karel Kotoun, senior manažer v oblasti finančních služeb Accenture ČR.