Češi během pandemie nejvíce ocenili home office a víc volného času, největším problémem byla malá efektivita práce

Češi během pandemie nejvíce ocenili home office a víc volného času, největším problémem byla malá efektivita práce

Pro čtvrtinu středně velkých firem v Česku představovala pandemie důvod, proč urychlit digitalizaci interních procesů, vyplynulo z průzkumu agentury Instant Research pro společnost Software602. Používání elektronického podpisu ale výrazněji nevzrostlo.

Mezi největší benefity zaměstnanců středně velkých firem v České republice během pandemie koronaviru patřila možnost práce z domova, výrazně více volného času a digitalizace interních firemních procesů, která jim umožnila pracovat odkudkoli, aniž by museli chodit do kanceláře. Naopak největší přítěží byla menší efektivita práce a chaotický způsob nakládání s dokumenty, vyplývá z průzkumu, který pro společnost Software602 realizovala agentura Instant Research a jehož se od 19. do 24. května 2021 zúčastnilo 525 respondentů ze středně velkých firem s 50 až 499 zaměstnanci.

Každý pátý zaměstnanec si stěžuje na chaos v dokumentech

„Jako největší pozitivum, které přinesly změny způsobené vládními opatřeními proti šíření koronaviru, respondenti nejčastěji uváděli možnost práce mimo kancelář (13 %) a přímo možnost práce na home office (25 %). Více než třetina (34 %) si pochvalovala, že měla víc volného času, než když museli denně dojíždět do zaměstnání,“ konstatuje Michal Vejvoda, Business Development Manager společnosti Software602. Práci mimo kancelář často umožnila digitalizace interních procesů, zejména oběhu, schvalování a podepisování dokumentů. Takřka čtvrtina zaměstnanců středně velkých firem (24 %) uvedla, že díky pandemii jejich firma urychlila přechod na elektronický oběh dokumentů.

Právě práce s dokumenty byla během koronavirové krize největším problémem, protože řada firem neměla vyřešeno, jak je bude z home office podepisovat a archivovat. Na chaotický způsob práce s dokumenty si stěžuje pětina respondentů průzkumu (20 %). Čtyři z deseti dotázaných pocítili během pandemie menší efektivitu práce než před koronavirem. Komplikace s podepisováním smluv a dalších dokumentů měla sedmina dotázaných (15 %), dalších 13 % pak zmínilo horší možnost kontroly práce během home office. Desetina českých firem měla problém zajistit kybernetickou bezpečnost zaměstnancům, kteří pracovali z domova a často k tomu využívali vlastní zařízení a hůře zabezpečené internetové připojení.

„Půjde to integrovat na naše systémy?“ obávají se firmy

„Je zajímavé, že i tak velká změna, jakou přinesla vládní opatření proti šíření koronaviru, v mnohých firmách nezavdala příčinu k digitalizaci interních procesů, takže byly do značné míry závislé na práci z kanceláře. Když jsme se ptali po důvodech, nejčastěji respondenti uváděli obavu, zda by takové bezpapírové řešení oběhu dokumentů bylo dobře integrovatelné do jejich stávajících firemních systémů, že to bude příliš drahé a složité na pochopení,“ vypočítává Michal Vejvoda. Plná třetina firem přitom zároveň uváděla, že takové řešení by jim výrazně pomohlo s udržením pořádku ve firemních dokumentech a jejich lepší dostupností a čtvrtině by ulehčilo archivaci.

Podle Vejvody je obava ze zavedení bezpapírového oběhu a nakládání s dokumenty spíše psychologická a představuje strach ze změny. „Firmy často uvádějí, že by takové řešení muselo zapadat do jejich fungujících systémů, mělo by být intuitivní a bez nutnosti zdlouhavých a opakovaných školení zaměstnanců. Nechtějí také, aby jeho nasazování výrazně zasáhlo do chodu firmy,“ popisuje Michal Vejvoda. Bezpapírový oběh a správa dokumentů by podle účastníků průzkumu měly mít také přívětivé uživatelské prostředí a neměly by vyžadovat časté úpravy a aktualizace. Hlavní výhodou má být přímý přístup k dokumentům online, zabezpečeně, s možností jejich úprav, schvalování a elektronického podepisování.

Sofa se postará o firemní dokumenty po celý jejich životní cyklus

Právě tyto možnosti nabízí aplikace Sofa od společnosti Software602, která zajišťuje elektronický oběh dokumentů s workflow pro schvalování smluv s elektronickým podpisem, aniž by bylo nutné používat tokeny a jiná zařízení k uchování certifikátů elektronického podpisu. Jejím prostřednictvím lze řešit nejen schvalování objednávek, faktur a smluv, ale také zaměstnaneckých žádostí o dovolenou, pracovní cestu, nemocenskou a dalších interních záležitostí. Sofa se postará o veškeré dokumenty po celou dobu jejich životnosti: od zavedení do systému po jejich archivaci a následnou skartaci.

Na začátku firma integruje všechny dokumenty, které do ní přichází, do jednoho prostředí aplikace, kde je lze jednoduše roztřídit, přiřadit odpovědným pracovníkům, nechat schválit a elektronicky podepsat a pak odeslat, případně je upravovat a následně bezpečně archivovat. Sofa funguje i jako aplikace v prostředí Microsoft Office365, takže je předpřipravena pro ty společnosti, které využívají kancelářský software Office365. Do Sofy se pak přihlašují rovnou přes účet Office365. Dokumenty pak lze upravovat, schvalovat a podepisovat z jakéhokoli zařízení třeba cestou na schůzku.

Sofa rovněž umožňuje jednoduchou správu datových schránek, takže veškeré dokumenty firma řeší v jednom prostředí a datové zprávy lze poté prostřednictvím Sofa archivovat bez potřeby zřizování datového trezoru. Administrátorsky je Sofa velmi jednoduše spravovaná, jednotlivým uživatelům lze vzdáleně a okamžitě měnit práva přístupu k jednotlivým agendám a dokumentům, takže není třeba obávat se problémů, když některý zaměstnanec firmu opouští. Veškerý archivovaný obsah Sofa splňuje požadavky evropského nařízení eIDAS a v případě, že se firma rozhodne aplikaci přestat používat, lze jej jednoduše vyexportovat do jiného prostředí.

Měníme způsob, jak lidé pracují s dokumenty

My jsme 602®. Jsme tvůrci legendárního textového editoru T602, první elektronické pošty s archivací zásilek, prvních formulářových dokumentů s elektronickým podpisem ve formátu XML a prvního transakčního jádra v EU, které doručilo přes miliardu právně závazných digitálních dokumentů. Od roku 1991 vyvíjíme software, který lidem šetří čas, peníze a spoustu papíru.

Zdroj informací

Software602, a.s. a NejBusiness.cz

Datum

8. června 2021

Fotogalerie

Sociální sítě NejBusiness.cz

Přihlášení

Přihlášení
E-mail:
Heslo:

Doporučujeme

Zajímavosti a tiskové zprávy

4. srpna 2025

Půjčka pro podnikatele nabízí velmi atraktivní možnosti

Jednoduchý scénář je za dveřmi, pro nečekané výdaje ve světě podnikání je tu malý úvěr. Ten se obejde bez...

7. července 2025

Stát podpoří pěstitele ovoce a zeleniny: Sezónní zaměstnanci v těchto sektorech získají slevu na pojistném a větší časový rozsah dohod

Sezónní zaměstnanci, kteří pracují v ovocnářství a zelinářství, získají slevu 7,1 % na sociálním...

3. července 2025

Program turistických voucherů pro Jeseníky přinesl regionu téměř 300 milionů korun

rogram turistických voucherů pro Jeseníky realizovaný Ministerstvem pro místní rozvoj (MMR) ve spolupráci...

11. června 2025

SÚIP: V roce 2024 provedl bezmála 19 000 kontrol a udělil pokuty za téměř 470 miliónů

Celkem 18 969 provedených kontrol, 5 595 udělených pokut v celkové výši 468 994 500 korun, ale i 1 934...

6. června 2025

První vysokorychlostní trať v ČR „Moravská brána“ je blíže realizaci

První vysokorychlostní trať v České republice uspěla v procesu posouzení vlivů na životní prostředí (EIA)...

4. června 2025

Firmy v železničním průmyslu nabízejí stovky pracovních míst pro letošní absolventy technicky zaměřených středních škol

Členské firmy Asociace podniků českého železničního průmyslu - ACRI letos nabízejí stovky pracovních míst,...

16. května 2025

Samsung přebírá špičkového globálního výrobce HVAC zařízení FläktGroup

Společnost Samsung Electronics oznámila, že uzavřela dohodu o převzetí veškerých akcií skupiny FläktGroup,...

27. dubna 2025

SGEF reportuje 36% nárůst financování strojů a technologických zařízení

Société Générale Equipment Finance (SGEF), tuzemský lídr nebankovního financování firem a člen Skupiny...

25. dubna 2025

Flexibilních kanceláří v Česku už je přes 172 500 metrů čtverečních. A bude jich více i v regionech

Flexibilní kanceláře v Česku zažívají rekordní růst. Po utlumení poptávky během pandemie sledujeme výrazné...

22. dubna 2025

IROP v roce 2024: 2 409 podpořených projektů a investice za 26,5 miliardy korun

Integrovaný regionální operační program (IROP) v roce 2024 významně podpořil rozvoj regionů napříč všemi...

Reklama

Page generated in 2.4834 seconds.
Redakční systém teal.cz naprogramoval Vítězslav Dostál