Uzavírání smluv v 21. století: Modul Process Point Digital eSign

Společnost Process Point uvádí na trh modul Digital eSign, který ve spojení s DocuSign zajistí okamžitý a právně platný podpis smluv nebo dokumentace.

Karanténa ukázala efektivitu online schůzek a e-podpisů smluv. Podpis smluv bez nutnosti kvalifikovaného elektronického podpisu na obou stranách výrazně zrychluje jejich podpis, snižuje náklady s významně vyšší zákaznickou spokojeností. Zařaďte je do běžného provozu co nejdříve. Navíc službu DocuSign dnes využívá více než 500 000 zákazníků a stovky milionů uživatelů po celém světě.

Zapomeňte na papírování, svět je dál

K uzavření obchodní dohody nevede cesta jen přes fyzicky podepsaný list papíru s nadpisem „Smlouva“. Celý proces může probíhat také jako sled právních jednání, která zakončíte dohodou v elektronické podobě s e-podpisem. Představte si, že budete mít vždy a všude k dispozici potřebný typ smlouvy se všemi aktuálními právními náležitostmi. V kanceláři nebo během pracovní cesty bez konzultace s právníkem si budete schopni připravit profesionální smluvní dokument. S okamžitým podpisem na klik, bez vyřizování uznávaného elektronického podpisu. Výhody e-podpisu na klik sdílí i váš zákazník, je to i jeho ušetřený čas, jeho peníze a jeho náskok.

Modul Process Point Digital eSign standardizuje proces tvorby smluvních dokumentů vaší firmy. Díky využití BPM nástroje pro inteligentní automatizaci a elektronického archivu budete podnikat bezpečně, chráněni kvalitně zpracovanými smlouvami, na něž se můžete vždy spolehnout.

Obchodujte rychleji! Smlouva na míru a s okamžitým podpisem na klik. Jaké výhody modul Process Point Digital eSign nabízí?

Už žádné přeposílání dokumentů e-mailem a slučování více verzí. V on-line systému vyberete optimální šablonu pro zamýšlenou smlouvu, tu během chvilky vyplníte, vyberete okruh schvalovatelů a systém odešle notifikaci na e-mail. Obě smluvní strany ji klikem podepíšou. Můžete používat i šablonu smlouvy, na kterou jste zvyklí. V systému ji budete mít připravenou pro odesílání a elektronický podpis na klik.

Všichni mohou dokument připomínkovat paralelně, takže koncept obsahuje všechny nejnovější přijaté změny. Nové obchodní případy uvidíte v systému ihned po podpisu. Také můžete sledovat rozpracované smlouvy, případně kompletovat smlouvy s přílohami, jako jsou například grafické návrhy, technická dokumentace a další.

Zlepšete zákaznickou zkušenost hladkým a rychlým procesem podpisu smlouvy

Konfigurace modulu je na míru podle potřeb a podmínek zákazníka. Instalace do interní sítě na server je součástí realizace, provádí ji náš specialista. Stejně jako BPM K2 Platform Classic nebo Microsoft SharePoint. DocuSign je nezávislý na platformě, využijete jej jak na Windows, tak i na platformě Apple.

Jak pomáhá modul Process Point Digital eSign s DMS zefektivnit firemní procesy?

šablony smluv či dokumentaci, jejich tvorbu máte kdekoli a kdykoli pod kontrolou
získáváte 100% jistotu, že smlouva obsahuje všechny právní náležitosti pro podpis
podpis na klik pro obě smluvní strany výrazně zrychluje dynamiku obchodu, podpisy a šetří náklady na podpisy smluv
umožňuje paralelní spolupráci více členů týmu. Zvyšuje tak produktivitu, šetří čas a náklady celé firmě
komfortní uživatelské prostředí pro řízení celého cyklu od vzniku po podpis a dodatky

Není podpis jako podpis

Po letošní jarní koronavirové krizi nelze pochybovat, že nastává doba, kdy je elektronický a přitom právně platný podpis smluv nutností pro zachování objemu obchodů. Už teď mají firmy, které používají tento systém, konkurenční výhodu. Čas, jenž by jinak jejich obchodníci věnovali schůzce s jediným cílem – podpisem smlouvy – teď využijí na vlastní obchodní činnost.

Existují 3 základní druhy elektronických podpisů: prostý elektronický podpis (bez přívlastku), zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis. Jak tedy podepsat smlouvy „správně“, aby byl podpis platný, i když se děje on-line a na dálku?

Právní pohled Mgr. Jiřího Císka, AK Cisek:

Co o elektronickém podpisu říká zákon

Dokument, který obsahuje nějaké právní jednání, a současně je podepsaný elektronicky, má podle zákona písemnou formu a je platný. Dokumentem je přitom každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové, či digitální (§ 2 písm. e) zákona o archivnictví a spisové službě).

Jedině pro získání uznávaného podpisu je nutné, aby si jednající osoba, např. osoba s právem podpisu smluv v korporaci, vyřídila tzv. kvalifikovaný certifikát. Ten se nejčastěji vyřídí během osobní návštěvy kvalifikovaného poskytovatele služeb vytvářejících důvěru, a to tím, že jednající prokáže svou totožnosti a učiní další kroky. Právě nutnost navštívit poskytovatele služeb vytvářejících důvěru a doložit mu různé dokumenty často způsobí, že člověk elektronickou kontraktaci dopředu raději vzdá. A jestli teď myslíte na elektronický podpis, který si můžete vyřídit na poště, tak ano přesně ten je „uznávaný elektronický podpis“.

Pokud byste potřebovali vědět o klasifikaci více podrobností, podívejte se do zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“). Zákon vychází z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (nařízení eIDAS).

Jaký podpis tedy použít a kdy?

Pro potřeby podpisu smluv je důležité, že Zákon vyžaduje po soukromých osobách podepisování uznávaným elektronickým podpisem jen na právních jednáních směřujících vůči veřejné správě (§§ 5, 6 a 7 Zákona). Pokud tedy soukromoprávní subjekty jednají vůči sobě navzájem, mohou využít kterýkoli z výše uvedených druhů elektronického podpisu.

Prostý elektronický podpis jsou jakákoli data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání. Jedná se tedy například i o váš podpis na konci e-mailu (od účinnosti eIDAS mají e-maily platnou písemnou formu a zavazují). Tento druh elektronického podpisu tedy ve skutečnosti už máte a můžete s ním s radostí elektronicky podepisovat.

Využívat prostý elektronický podpis v kontraktaci však společně s právníky nedoporučujeme. Byť je jím podepsané právní jednání platné, jde až příliš jednoduše zpochybnit identitu podepisující osoby. Vhodnější je však používat při běžné podnikatelské kontraktaci tzv. zaručeného elektronického podpisu. Jedná se o každý podpis, jenž splňuje náležitosti článku 26 nařízení eIDAS. Takové podpisy nabízí právě například doporučená služba DocuSign prostřednictvím modulu Process Point Digital eSign. Zásadní rozdíl oproti prostému elektronickému podpisu je, že zaručený podpis:

je jednoznačně spojen s podepisující osobou a umožňuje její identifikaci a
je k datům, která jsou tímto podpisem podepsána, připojen takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoli následnou změnu dat.

Process Point s.r.o.

Společnost Process Point s.r.o. poskytuje zákazníkům řešení v oblasti inteligentní automatizace, s cílem dále zvyšovat jejich efektivitu a poskytovat poradenství v oblasti digitální transformace.

Digitální transformace v našem pojetí znamená řešení, které vám umožní zpracovávat a chápat informace, modelovat, automatizovat jasně definované procesy a účinně snižovat náklady maximalizací využití lidského potenciálu.

Nabízíme efektivní snížení nákladů prostřednictvím implementací nástrojů pro automatizaci a robotizaci. Pro naše řešení využíváme moderní technologie UiPath, BPM K2 nebo nástroje od společnosti ABBYY.

Cisek, advokátní kancelář

Advokátní kancelář založil v lednu 2020 Jiří Císek, advokát, kterého nakladatelství Economia označilo za inovativního právníka roku 2018. Kancelář se specializuje na právní pomoc v oblasti digitálních služeb a IT. Díky své butikové velikosti, expertíze a nadnárodnímu přesahu patří mezi vyhledávané odborníky v oboru.

BPM systém K2 používá více než 4 000 zákazníků, 1,5 milionu uživatelů ve více než 84 zemích, a to včetně 30 % společností z celosvětového žebříčku Fortune Top 100 pro zlepšení efektivity provozu.

DocuSign působí na trhu od roku 2003. Službu používá více než 500 000 zákazníků a stovky milionů uživatelů po celém světě. Výhody podepisování využívá 7 z 10 největších světových technologických společností, 18 z 20 největších světových farmaceutických společností a 10 z 15 největších světových společností poskytujících finanční služby.

Modul Process Point Digital eSign využívá technologie BPM K2 Five, Microsoft SharePoint Server a DocuSign.